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外贸人常用的外贸工具

发布时间:2022-02-13 15:48:37 已帮助:50人 来源:北京经通外贸实训中心

外贸人常用的外贸工具

外贸人常用的外贸工具

外贸工作需要在繁杂的工作中提升效率,这时候工具的选择就显得很重要了,那么外贸人常用的外贸工具有哪些呢?下面跟着小编一起来了解一下吧,希望本篇文章的内容对您有所帮助。

01.电脑文件管理

不知道你有没有见过那种桌面上可以新建上百个Excel和Word的文档的人。

硬盘的文件更是乱得不堪入目,一份文件Copy了多达10份放在电脑不同的硬盘文件夹里,但是当要用的时候还是找不到。

这样不仅自己看着闹心,而且无法用到的文件的准确性。

这里我并没有什么工具可以直接解决这个问题,关键还是你要养成好的习惯,将文件夹按层级分门别类的管理好。

但是对于重复的文件,我这里推荐一个工具,可以将你电脑里所有的重复文件找出来,Google搜索CCleaner,具体的用法也请自行Google。

在文件的存储方面,我推荐大家使用云盘。

好多年前云数据的概念就开始盛行起来。

当时不知道哪个企业有一句广告词,说在云时代,无论何时何地,只要给我一台能联网的电脑,我就能立刻把它变成我的工作电脑(意思大概是这么个意思,具体怎么说的我记不太清)。

使用云盘的好处就是数据同步与准确。

云盘的选择我推荐Dropbox。至于国内的很多所谓的云盘,我觉得它们其实根本还不配叫云盘,比如百度云,微云,360云盘之类的。

刻意限制你的带宽速度不说,关键是它们的同步做得太差,同步的时候经常会出错,出错以后莫名其妙给你弄出几个不同的版本,或者你改了的东西不给你保存,这样的东西我是不敢用的。

Dropbox在云盘这一块毫无疑问是全球的No.1,就连Google Drive也搞不赢它。

Google Drive我也试过,因为我的工作性质,只要能用Google家的东西我绝不会用别家的。

但是Google Drive的云端同步也时常会出问题,经常莫名其妙的断开,即使你用了速度非常好的梯子,它还是会断开。

Dropbox免费版的只有2G大小的空间,我目前用的199刀一年的(2TB空间,根本就用不完)。

02.思绪管理

Xmind这个软件可以做的事情其实很多,我在它的论坛里面甚至看到有老外用它来管理自己的电脑上的文件,这个我目前还没有试过,但是我觉得用它来管理书签是非常好用的。

我们把超链接插入到我们需要的地方,以后只要鼠标左键点击就可以直接访问了。我在后面的书签管理会再提一下。

Xmind还可以插入附件,附件可以是各种文档或者图片,左键点击直接打开和编辑,非常的方便。

对于百度脑图,我并不推荐,因为它没有App,无法在各个设备之间同步。更不要说插入超链接,插入附件等等这些功能了。

另外Xmind和Dropbox的云盘一样,同步性非常好,你可以打开App直接编辑,按保存之后所有设备就同步了。

国内很多云盘或者App,它是需要你将云端的东西先下载下来,才能编辑的,编辑完之后还需要你再上传回去,非常麻烦。

Xmind和Wunder list结合起来用,我觉得基本满足我的需求了,Xmind总览全局,Wunder list量化工作。

我目前有4个重要的Xmind思维导图,家庭,工具箱,手上正在进行的项目,以及学习,我觉得基本上已经囊括了我人生中90%以上该做的事情了。

03.外贸客户资料管理方法

通常来说,在客户管理方面,只有一些有一定的客户规模的企业才会采用CRM客户管理系统,但对于一些在中小型的外贸企业工作的外贸业务员,大多情况下还是自己负责对自己跟进的客户进行管理,因此掌握一些外贸客户资料管理方法很重要。

整理外贸客户资料的非常有效的方式之一,就是对资料进行信息分类。信息分类指的是将信息分类为相关类别的过程。例如,在公司内部,财务文件不应与公共关系部门的文件混在一起。相反,应将它们保存在单独的文件夹中,并且仅限于有权获得访问权并受其委托的负责任的个人。这样,存储的信息将是安全的,并且在需要时将更易于找到。

读完之后,希望大家都能有所收获,在节约时间的同时进一步的提高工作效率。

看完上面的内容是不是收获满满呢?以上就是本篇文章的全部内容,如有疑问,欢迎前来咨询了解。


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