北京项目管理师如何撰写高质量的项目报告！

  写项目报告是每位项目经理无可逃避的工作内容之一。无论是周报、月报还是风险报告、例外报告，无一不是写给别人看的，自然就涉及到报告质量的问题。
  有次在课堂上谈到“质量应该由用户来评判”这个理念时，讨论项目报告的质量应该由谁来评判。如果这个报告是写给老板的，则应该由老板来评判项目报告的质量水平高不高。并进而提出，你有没有研究过你老板关心的问题，甚至是你老板喜欢的字体、字号和排版格式。
  有学员提出，把功夫花在这种细节上是否值得，并因此引发了一场“值不值”的讨论。我很喜欢这样的讨论，也经常有意在课堂上推动类似的讨论。
  高质量的项目报告应该是什么样子的？高质量的项目报告应该是受众所希望看到的，无论是格式还是内容。那么如何才能写出高质量的项目报告？

  1.明确报告的目的
  每个报告都有目的。如果你不能明确这个报告的目的是什么，就没有必要写这个报告，反正也不可能写好，何必浪费时间。
  有人会说以前的项目都有，所以我们也要有。NO，这不是我们花精力写报告的理由。试着反问自己一个问题：如果我不写这个报告，有没有什么不好的后果？会不会有人催着我们提交报告呢？如果没有人在意这个报告，我们为什么要写呢？
  有人会说这个报告是QA或PMO等类似机构要的。Maybe，但是不够。试着再问自己一个问题：如果我只写一个报告的名字，加上一个EOF提交上去，有没有什么不好的后果？
  我们不能没有项目报告，项目报告中也不能没有内容。无论这些内容来自于公司提供的标准报告模板，还是来自于以前项目的惯例，还是我们按照自己的“想象”创造的，都说明报告是有目的的。
  无论什么类型的报告，都是用来传递信息给受众。如果你希望报告能推动受众做出某种决定，你就要给他影响决定的有关信息；如果你希望报告能让受众了解项目的状态（可以多想一下为什么），那就给他有关项目状态的信息。
  报告的终极目标是满足受众对沟通和信息的需求。无论是推动、是劝说、寻求谅解还是其他什么目的，归根结底都是满足受众对沟通和信息的需求。
  2.分析受众的信息需求
  既然报告是为受众服务的，那么就需要研究报告的受众有哪些沟通与信息需求。以项目状态报告为例，老板当然想知道花了多少钱、干了多少事、客户伺候得怎么样、项目中有哪些问题，有什么对策等，我们要尝试站在不同的角度思考问题。
  列出项目报告的受众有哪些结合报告的目的，弄清楚这个报告要发给哪些人看，先把这些人列出来；
  分析受众与项目之间的利害关系接下来我们要分析清楚这些受众与项目之间的利害关系。这个有很多的模型可以参考，比如关注两个维度，一个是其权力大小，决定了他对项目的影响力度；另一个是其个人利益与项目的关联性，决定了他对项目的关注程度；
  了解受众的信息需求再接下来，我们就要去洞悉这些受众的信息需求。从各自的角色职责、从相互间的指挥报告关系、从个人与项目之间的利益关联等多方面，了解他们需要哪些项目信息来做出判断和决策；
  了解受众的沟通偏好更进一步地，我们还需要了解受众的沟通偏好。对于同类的信息需求，不同的受众喜欢的表现形式也不一样，比如：信息的详细程度、排版格式和行文风格。

  3.撰写项目报告
  基于报告的目的，以及对目标受众的沟通需求分析，我们就可以有针对性地收集相关信息，整理成项目报告。实际操作中还需要考虑几个问题：
  平衡相互冲突的需求。报告的受众通常都不只一个，由于立场和风格上的差异，他们对沟通与信息的需求会有些冲突，这就需要在相互冲突的需求之间平衡；
  平衡信息的供给与需求。对信息需求照顾得越好，受众对报告的满意度就越高，但是相应地我们在收集信息上的投入也会越大，这里也需要平衡。
  万事俱备，在撰写报告的过程中，作为正式的书面文件，要遵从书面沟通的5C原则：
  正确的语法和拼写(Correct)。语法不当或拼写错误会分散注意力，还有可能扭曲含义，降低可信度；
  简洁的表述和无多余字(Concise)。简洁且精心组织的信息能降低误解信息意图的可能性；
  清晰的目的和表达(Clear)。确保在信息中包含能满足受众需求与激发起兴趣的内容；
  连贯的思维逻辑(Coherent)。写作思路连贯，以及在整个书面文件中使用诸如“引言”和“小节”的小标题；
  受控的语句和想法承接(Controlled)。可能需要使用图表或小节来控制语句和想法的承接。

  4.总结
  技术背景的项目经理往往关注“技术面”的产品，而忽略了项目计划书、项目报告之类的“管理面”的工件(artifacts)，甚至都没有把写这些文件所必须的工作放进工作分解结构(WBS)。
  我们不能忽略项目管理工件的作用。我经常给学员灌输一个理念：你如果想在组织中有更快的升迁机会，就一定要学会写报告。印度人很会写报告，在北美企业高管中，印度人的比例远高于华人，这是一个不争的事实。
  回到是否值得的问题，看你如何评判报告的价值。每个项目的资源都很有限，我们当然要把这些有限的资源用在最能给我们带来价值的工作上。技术性的工作当然重要，但不能否认管理类工作对提高满意度的贡献。